دستورالعمل نحوه ارسال مدارک متقاضیان ترجمه
با توجه به اینکه از این پس، ترجمه مدارک دانشگاهی از طریق سامانه الکترونیکی تایید مدارک دانشگاهی سازمان امور دانشجویان به نام سامانه سجاد و به آدرس اینترنتی www.portal.saorg.ir صورت می‌پذیرد، لذا مقتضی است واحدهای استانی، مدارک دانشجویان و دانش‌آموختگان را با رعایت موارد زیر بررسی و تایید نمایند:
الف– دانش‌آموختگان متقاضی ترجمه می‌بایست نسبت به بارگذاری مدارک مورد نیاز به شرح زیر در سامانه مذکور اقدام نمایند:
1- تصویر پشت و روی گواهینامه موقت پایان تحصیلات قابل ترجمه/ دانشنامه
2- تصویر کارنامه کل به تفکیک هر نیم‌سال تحصیلی
3- تصویر فهرست پذیرفته‌شدگان سازمان سنجش آموزش کشور مربوط به فرد متقاضی
4- تصویر مدرک نظام وظیفه (ویژه آقایان)
ب– دانشجویان متقاضی ترجمه می‌بایست نسبت به بارگذاری مدارک مورد نیاز به شرح زیر در سامانه مذکور اقدام نمایند:
1- تصویر گواهی اشتغال به تحصیل و یا گواهی شروع و توقف تحصیلی برای دانشجویان محروم / انصراف از تحصیل
2- تصویر مدرک تحصیلی مقطع قبل
3- تصویر فهرست پذیرفته‌شدگان سازمان سنجش آموزش کشور مربوط به فرد متقاضی
4- تصویر کارنامه تحصیلی به تفکیک هر نیم‌سال
5- تصویر پشت و روی کارت دانشجویی
6- تصویر مدرک نظام وظیفه (ویژه آقایان)
ج- واحدهای استانی موظفند پس از مراجعه به آدرس اینترنتی سامانه ، از طریق منوی ورود کاربران، نسبت به بررسی و تایید مدارک دانش‌آموختگان و دانشجویان اقدام نمایند.
تبصره: نام کاربری و رمز عبور به کاربران واحدهای استانی اعلام شده است.
تذکرات مهم:
1- در صورتیکه متقاضی قصد تایید مدرک مقطع بالاتر را داشته باشد بایستی تصویر مدرک مقطع قبل را نیز در سامانه ضمیمه نماید.
2- تمامی مدارک فوق می‌بایست ممهور به مهر و امضای رییس مرکز آموزش باشد.
3- تمامی دانشجویان و یا دانش‌آموختگان درخواست ترجمه مدارک می‌بایست پس از ثبت اطلاعات، با استفاده از کد رهگیری، مراحل انجام کار را در سامانه مذکور پیگیری نمایند. لذا از ارجاع متقاضیان به صورت حضوری برای پیگیری امور مربوط به ترجمه خودداری گردد.
4- تایید مدارک دانشجویان و یا دانش‌آموختگان غیرایرانی نیز از طریق سامانه مذکور انجام می شود.
5- بررسی و تایید مدارک در سامانه به عهده کاربران محترم واحدهای استانی بوده و مراکز آموزشی ملزم به ارائه مدارک مورد نیاز به متقاضیان می باشند.
6- واحدهای استانی پس از بررسی مدارک در سامانه ترجمه و قبل از تایید نهایی می بایست صحت مندرجات مدارک بارگذاری شده را، در سامانه سجاد و هم آوا بررسی و تطبیق نمایند.
7- متقاضیان بر اساس برنامه زمان‌بندی تعیین شده در سامانه فوق‌الذکر می‌بایست اصل مدرک تحصیلی را به یکی از دفاتر پستی مشخص شده در سامانه تحویل و پس از انجام فرایند اداری، مدارک تایید شده را از مامورین شرکت پست در آدرسی که به هنگام ارائه مدارک اعلام نموده‌اند، اخذ نمایند.